Politique de gestion des Données à Caractère Personnel

MALO entend faire de la maîtrise de vos données et du respect de votre vie privée une préoccupation fondamentale qui s’inscrit dans nos valeurs coopératives de confiance et de transparence.

C’est la raison pour laquelle MALO, entend respecter rigoureusement le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entré en application le 25 mai 2018 ainsi que la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 modifiée en conséquence.

Le RGPD est le cadre européen concernant le traitement et la circulation des données à caractère personnel, ces informations sur lesquelles les entreprises s’appuient pour proposer des services et des produits. Ce texte couvre l’ensemble des personnes qui résident dans l’Union Européenne.

Cette règlementation repose sur deux objectifs principaux : d’une part, renforcer le droit des personnes dont les données sont traitées, et d’autre part, renforcer les obligations des structures qui traitent de telles données.

A cette occasion, nous avons veillé à vous informer des démarches rigoureuses de conformité à cette règlementation mises en place par MALO.

Cette Politique de confidentialité a pour but de vous aider à mieux comprendre nos pratiques de confidentialité, y compris les Données à Caractère Personnel que nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, ce que nous en faisons et comment nous les protégeons, ainsi que vos droits individuels.

1.     Objet de la présente Politique

Cette Politique de gestion des Données à Caractère Personnel décrit les conditions dans lesquelles nous nous engageons à respecter l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives françaises et européennes en matière de protection de ces données.

Ce document peut être modifié à tout moment, afin de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. L’utilisateur doit se référer avant toute navigation à la dernière version de la déclaration. Les Données à Caractère Personnel de l’utilisateur seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale et impérative venait à en disposer autrement.

La Politique de gestion des Données à Caractère Personnel fait partie intégrante de nos Conditions générales d’Utilisation. Dès lors qu’il utilise le service ou nous confie des informations à caractère personnel, l’utilisateur reconnait avoir lu, compris et accepté d’être lié par cette Politique de gestion des Données à Caractère Personnel.

Nous nous engageons à respecter le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), la loi « Informatique & Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi que la loi « pour la confiance dans l’économie numérique » n° 2004-575 du 21 juin 2004 (article L. 33-4-1 du Code des postes et télécommunications et article L. 121-20-5 du Code de la consommation).

2.     Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Toute Information qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique : nom, adresse postale ou électronique, numéro de téléphone, numéro de compte de fidélité, adresse IP sont par exemple des données personnelles.

3.     Qui est responsable de traitement ?

MALO collecte et traite les Données à Caractère Personnel pour son propre compte en tant que responsable de traitement, conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679.

4.     Qui est destinataire de vos Données à Caractère Personnel ?

Les Données à Caractère Personnel collectées sont destinées à MALO, responsable du Traitement at aux Agences proposant des missions d’intérim, qui sont destinataires des données et les traites également en tant que responsable de traitement dans le cadre de leur propre activité.

Seules les personnes intervenant dans le traitement des données pour un objectif déterminé (la finalité) dont vous êtes informé au cas par cas pourront accéder à vos données uniquement à cette finalité.

Les Données à Caractère Personnel peuvent être traitées par des sous-traitants (prestataires de services), dans le respect absolu du principe énoncé ci-dessus, exclusivement afin de réaliser les finalités relevant de la présente politique.

Les Données à Caractère Personnel de l’Utilisateur sont destinées à l’usage du service. Les Données à Caractère Personnel de l’Utilisateur ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.

Nous partageons des Données à Caractère Personnel pour effectuer une transaction ou fournir un produit ou un service demandé. Nous pouvons également divulguer et transférer des Données à Caractère Personnel à des partenaires, fournisseurs et autres tiers aux fins décrites dans la présente Politique de gestion des Données à Caractère Personnel et pour aider à l’exploitation des Services et/ou des transactions associées.

Par ailleurs, nous pouvons être amenés à procéder à l’échange de données entre les différentes filiales du groupe SILL ENTREPRISES dont fait partie MALO, conformément à l’intérêt légitime nous conduisant à optimiser la répartition des différentes tâches au sein du groupe. Le groupe SILL ENTREPRISES n’utilisera pas vos données à caractère personnel pour finalité différentes de celles indiquées dans la présente politique sans vous informer et collecter votre consentement. En tout état de cause, vous disposez de la faculté de vous opposer en justifiant de circonstances particulières à un tel échange.

Si nous sommes amenés à vendre ou diviser tout ou partie de notre activité, effectuer un transfert d’actifs ou participer d’une autre manière à une transaction de changement de contrôle, ou dans le cas peu souhaitable de faillite, nous pourrions être conduits à transférer des Données à Caractère Personnel couvertes par cette politique à un ou plusieurs tiers dans le cadre de la transaction.

De plus, nous accèderons, transférerons, divulguerons et conserverons les Données à Caractère Personnel lorsque nous croirons en toute bonne foi que cela est nécessaire pour :

• Se conformer à la loi applicable ou se conformer à une procédure juridique justifiée, y compris de la part des autorités judiciaires ou d’autres administrations et autorités publiques ;
• Protéger nos utilisateurs, par exemple pour empêcher les courriels non sollicités ou les tentatives de fraude ;
• Exploiter et maintenir la sécurité de nos produits et services, y compris pour empêcher ou arrêter une attaque sur les systèmes informatiques ou nos réseaux ; ou
• Protéger nos droits ou notre propriété, y compris l’application des conditions régissant l’utilisation des produits ou services.

Dans ces limites, toutes les informations recueillies sont gardées confidentielles et autant que nécessaire anonymes, seules les informations qui sont exclusivement nécessaires étant transmises aux destinataires concernés.

Selon le cas, nous traitons vos Données à Caractère Personnel, directement collectées auprès de vous ou résultant de l’utilisation des produits ou services. Nous sommes également susceptibles susceptible d’être destinataires de données qui ont été collectées auprès de vous par un tiers.

En cas d’infraction avérée à des dispositions légales ou réglementaires, ces Données à Caractère Personnel pourront faire l’objet d’une communication sur demande expresse et motivée des autorités judiciaires.

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d’avoir accès aux données de nos Clients sont principalement les personnels de notre service client (Commerce et marketing, Administration des Ventes, technique).

Nous avons également recours aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées (mailing, analyse d’audience) dont la liste peut être communiquée aux personnes concernées sur demande adressée au contact ci-dessous.

5.     Comment sont collectées vos Données à Caractère Personnel ?

Nous traitons ainsi les données à caractère personnel vous concernant que vous êtes susceptibles de nous communiquer au cours des opérations suivantes :

• Lorsque vous souscrivez à l’un de nos services ;
• Lorsque vous utilisez nos Services ;
• Lorsque vous naviguez sur notre Service ;
• Lorsque vous nous fournissez des Contenus ou des Services ;
• Lorsque vous participez à des évènements ou des opérations de relations publiques organisées par nous ;
• Lorsque vous consentez à recevoir nos newsletters et autres informations commerciales de notre part ;
• Lorsque vous souhaitez entrer en contact avec nous pour nous poser des questions ou formuler des réclamations.

Nous collectons les données pour fournir des produits et des services aux clients et pour mener nos activités.

Certaines de ces données sont fournies directement, par exemple lorsque l’utilisateur crée un compte sur notre Service, ou nous contacte pour obtenir un conseil ou pour exécuter d’autres services.

Nous recevons aussi des données en enregistrant comment les utilisateurs interagissent avec nos produits et services (Sites Internet, Cookies…).

Les données collectées dépendent des produits, services et fonctionnalités utilisés et peuvent inclure les éléments suivants :

• Nom et données de contact. Etat-civil, Identité, Données d’identification, coordonnées (adresse, téléphones, mails, fax …) et autres informations de contact.
• Vérification des autorisations. Nous collectons les informations utilisées pour l’authentification et l’accès au compte par exemple.
• Les données de paiement. Nous collectons les données nécessaires au traitement des paiements pour les achats effectués, tels que les informations bancaires, les virements bancaires et/ou toute autre information financière associée à un éventuel paiement.
• Les données d’utilisation. Nous collectons des données sur la manière dont les utilisateurs et interagissent avec les produits et services que nous proposons. Par exemple, nous recueillions les données sur l’utilisation des services, les données d’activité du Service Web, les données sur les performances, les informations sur les préférences de produit/service, l’historique des transactions et les pages Web que l’utilisateur visite.
• Cookies. Le Service peut collecter certains types de données susceptibles d’inclure des informations à caractère personnel lors de visite, notamment via l’utilisation de cookies dont les règles de fonctionnement sont détaillées dans la « Politique de gestion des Données à Caractère Personnel collectées via les cookies »

6.     Conséquences d’un défaut de réponse

Dans certaines circonstances, le recueil des Données à Caractère Personnel identifiées par un astérisque est obligatoire.

Il est obligatoire de transmettre des informations réelles et exactes et il est nécessaire de nous contacter pour toute mise à jour éventuelle de ces dernières.

A défaut, la demande pourrait ne pas être traitée ou sa prise en compte retardée.

7.     Utilisation des Données à Caractère Personnel

Nous ne traitons une donnée ou une catégorie de données que si elle est strictement nécessaire à la finalité poursuivie. Vous pouvez retrouver des informations sur ces finalités ci-dessous.

Nous utilisons, divulguons, transférons et traitons les données, y compris les informations à caractère personnel, de plusieurs manières :

• Traiter les coordonnées de contact au titre des services que nous proposons :
  • pour des demandes d’information ;
  • pour des réclamations au sujet des produits que nous fabriquons ;
• Exploiter notre activité et fournir et soutenir les produits et services annexes (y compris l’amélioration et la personnalisation), et
• Envoyer certaines communications, y compris les communications promotionnelles.

Le cas échéant, lorsque les utilisateurs s’enregistrent, nous utilisons les informations à caractère personnel fournies, y compris les informations de paiement nécessaires le cas échéant pour fournir les produits ou services demandés dans le cadre d’une transaction. Nous stockons les informations à caractère personnel requises pour gérer le profil et communiquer avec l’utilisateur.

Les Données à Caractère Personnel peuvent également, sous réserve des exigences de la loi applicable, être utilisées, divulguées et transférées aux autorités judiciaires et à d’autres personnes dans des situations où nous estimons qu’il est nécessaire d’identifier, de contacter ou de poursuivre en justice toute personne qui serait suspectée de mauvais usage du Service, interférant avec nos droits ou d’autres utilisateurs, ou lorsque nous croyons raisonnablement que la loi exige ou autorise une telle divulgation.

8.     Finalités et bases juridiques des traitements

Nous ne traitons les Données à Caractère Personnel que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Nous prenons l’engagement de ne traiter aucune donnée de manière incompatible avec ces finalités.

Vos Données à Caractère Personnel sont collectées dans le cadre de l’exécution d’un contrat à des fins de :

• Vous permettre de d’accéder à nos services et de commander nos produits le cas échéant ;

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’exécution du contrat nous liant avec vous.

• Gérer votre abonnement et votre utilisation de nos services ;

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’exécution du contrat nous liant avec vous.

• Gérer la relation contractuelle avec nos clients, prestataires et partenaires (gestion du contrat, des commandes, des livraisons, des factures, des relations publiques, etc.) ;

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’exécution du contrat entre nous liant avec vous.

Les données ainsi collectées ne seront pas transmises pour d’autres finalités.

Vos données sont conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités mentionnées ci-dessus. S’agissant des traitements relatifs à l’exécution du contrat, les données peuvent être conservées au maximum pour une durée de 3 (TROIS) ans à compter de la fin de la relation.

Nous traitons également vos données pour répondre à nos obligations légales ou règlementaires :

A cet effet, les finalités poursuivies sont les suivantes :

• Conserver les données requises pour être mesure de répondre aux obligations légales
• Gérer les demandes de communication de données des autorités habilitées

Vos données peuvent être conservées le temps nécessaire pour nous permettre de répondre à ses obligations légales.

Nous sommes également susceptibles de réaliser des traitements de vos données à des fins statistiques, y compris en commercialisant les statistiques obtenues. Dans ce cas l’ensemble des données est préalablement rendu anonyme.

9.     Données à Caractère Personnel sur les Réseaux Sociaux

Vous pouvez avoir la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux (Twitter, Facebook, Linkedin et Google Plus ..) figurant sur notre Service.

Les réseaux sociaux permettent d’améliorer la convivialité du Service et aident à sa promotion via les partages. Les services de partage de vidéo permettent d’enrichir le Service de contenus vidéo et augmentent sa visibilité.

Lorsque l’Utilisateur clique sur ces boutons, nous pourrons avoir accès aux informations à caractère personnel que l’Utilisateur aura indiquées comme publiques et accessibles depuis ses profils de réseaux sociaux. Cependant, nous ne créons ni n’utilisons aucune base de données indépendante de ces réseaux sociaux à partir des informations à caractère personnel que l’Utilisateur peut y publier et nous ne traiterons aucune donnée relevant de sa vie privée par ce biais.

Si vous ne souhaitez pas que vos informations personnelles soient transmises du Service vers les réseaux sociaux, nous vous conseillons dans ce cas :

• De ne pas interagir avec ces réseaux sociaux en cliquant sur les plug-in mis à votre disposition sur le Service ;
• De désactiver votre compte sur le réseau social considéré avant de venir naviguer sur notre Service ;
• De naviguer en mode “Privé” via votre navigateur ;

10.   Sécurité des Données à Caractère Personnel

Conformément aux réglementations applicables, nous maintenons des procédures techniques et administratives conformes à la règlementation en vigueur et à l’état de l’art pour protéger les Données à Caractère Personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, la modification, ou la divulgation non autorisée.

11.   Liens vers d’autres Sites Internet

Les éléments énoncés dans cette Politique de gestion des Données à Caractère Personnel sont pour l’ensemble des Services et l’intégralité des activités de MALO. D’autres Service hébergés par des tiers peuvent avoir des pratiques différentes. Si un utilisateur crée un lien vers ou visite d’autres Sites gérés par des tiers, il devra consulter les règles de confidentialité publiées sur ces Services. Nous n’avons aucun contrôle sur ces Services et n’est pas responsable des politiques et pratiques suivies par des tiers.

12.   Conservation des Données à Caractère Personnel

Les Données à Caractère Personnel ne sont conservées que pour une durée nécessaire et proportionnelle à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Nous pouvons cependant conserver vos données à caractère personnel pour une durée plus longue pour se conformer aux obligations légales et notamment aux délais de prescription applicables.

Nous nous engageons à effacer les données de nos bases à l’issue d’une durée soit prédéterminée, soit en s’alignant sur la réglementation et les référentiels édictées par la CNIL.

Afin de définir une durée de conservation des données adéquates, nous utilisons en particulier les critères suivants :

• Les données relatives à votre abonnement, à vos éventuels paiements et à l’utilisation de nos services sont conservées pour toute la durée de l’abonnement / de la relation contractuelle puis en conformité avec les délais de prescription applicables ;
• Les données relatives à la gestion de la relation commerciale avec nos prestataires et partenaires sont conservées pour toute la durée de la relation contractuelle puis en conformité avec les délais de prescription applicables ;
• Lorsque vous avez consenti à recevoir de la prospection commerciale, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu’à ce que vous exprimiez votre souhait de ne plus recevoir de communications, sinon conformément à une durée définie par la législation applicable ;
• Lorsque vos données sont collectées dans le cadre de requêtes/questions relatives aux services et applications informatiques, nous conservons ces données pour la durée nécessaire au traitement desdites requêtes ;

Les données personnelles qui vous concernent peuvent être conservées :

• 1 an pour les logs de connexion à compter de la dernière connexion ;
• 13 mois pour les cookies à compter de leur dépôt sur votre ordinateur ou terminal ;
• 13 mois pour les coordonnées bancaires, si vous avez le cas échéant effectué un paiement ;
• 3 ans pour les données d’identification des utilisateurs (nom, prénom, adresse électronique…) à compter de la dernière utilisation ;
• 6 ans pour les documents fiscaux ;
• 10 ans pour les pièces comptables ;
• Le cas échéant, toute la durée des contentieux et jusqu’à épuisement des voies de recours.

A l’issue de la durée de conservation prévue, les Données à Caractère Personnel font l’objet d’une suppression ou d’une anonymisation. Les données nécessaires pour répondre à une obligation légale ou réglementaire peuvent être archivées le temps correspondant à l’accomplissement de l’obligation en cause.

Les données archivées doivent être supprimées lorsque la raison justifiant leur archivage n’a plus raison d’être.

13.  Quels droits puis-je exercer sur mes données à caractère personnel ?

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, à savoir :

• Le droit d’être informé : Vous avez le droit d’être informé d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible de la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées.
• Le droit d’accès : Vous avez le droit d’obtenir (i) la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, d’obtenir (ii) l’accès auxdites données et une copie de ces dernières.
• Le droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Vous avez également le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
• Le droit à l’effacement : Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Ce droit n’est cependant pas un droit absolu et nous pouvons avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites données.
• Le droit à l’opposition du traitement : Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’opposition du traitement de vos données à caractère personnel.
• Le droit à la portabilité : Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement sans que nous fassions obstacle. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et que ledit traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
• Le droit à l’opposition : Vous avez le droit, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à vous opposer à un traitement de données à caractère personnel vous concernant lorsque ledit traitement est basé sur notre intérêt légitime. Nous pouvons cependant invoquer des motifs légitimes et impérieux nécessitant la poursuite du traitement. Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de ces données. Vous pouvez notamment bénéficier de ce droit en cliquant sur le lien « se désinscrire » disponible en bas des messages reçus.
• En cas de contestation des conditions relatives à la collecte et au traitement de vos Données à Caractère Personnel, vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Vous avez le droit de contacter une Autorité de contrôle (telle que la CNIL) afin d’introduire une réclamation concernant nos pratiques relatives à la protection des données à caractère personnel.
• Le droit de transmettre des instructions concernant l’utilisation des données après le décès : vous avez le droit de nous donner des directives concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès.

Ces droits peuvent être exercé par demande à l’adresse suivante : accueil.lsm@sill.fr ou par courrier postal auprès de MALO, Données Personnelles – 9 Rue du Clos du Noyer, 35400 Saint-Malo.  Vous devez justifier de votre identité et indiquer le contexte dans lequel vous nous avez transmis vos Données à Caractère Personnel (date de la réclamation et/ou motif).

En cas de contestation des conditions relatives à la collecte et au traitement de vos Données à Caractère Personnel, vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).

Si, lors de la consultation du Service, vous accédez à des Données à Caractère Personnel, vous devez vous abstenir de toute collecte, de toute utilisation non autorisée et de tout acte pouvant constituer une atteinte à la vie privée ou à la réputation des personnes. Nous déclinons toute responsabilité à cet égard.